10 astuces à connaitre pour bien utiliser gmail.com

(Last Updated On: 1 mai 2020)

Gmail est l’un des services de messagerie électronique les plus en vogue. Il a été mis en place par Google, une entreprise américaine spécialisée dans l’informatique et la technologie que l’on ne présente plus. Le service de messagerie Gmail est gratuit et les mails reçus via cette plateforme peuvent être lus à partir des téléphones portables, d’un tablette ou d’un ordinateur. On peut se connecter a gmail.com simplement depuis un navigateur, utiliser une application ou un logiciel de messagerie. Si c’est avant tout la simplicité de l’interface qui a fait le succès de ce service email gratuit, il propose cependant de nombreuses options avancées. Les fonctionnalités proposées par Gmail sont donc sous utilisées par la grande majorité de ses utilisateurs. Par simple méconnaissance de l’outil, on a tendance à se limiter à la fonction basique, c’est-à-dire envoyer et lire les messages reçus. Pourtant, il existe d’autres fonctions qui permettent une utilisation optimale de cette application. Si vous avez avez envie de gagner en productivité, voici 8 astuces à connaître pour bien utiliser Gmail !

Prévoir une réponse automatique pour tenir vos interlocuteurs en haleine

Pour des raisons qui vous sont propres, vous pouvez décider de vous absenter. Durant cette période, vous ne pourrez certainement pas consulter votre webmail. Dans ce cas, lorsque vous serez en train de paramétrer la réponse automatique, n’oubliez pas d’indiquer la date probable de votre disponibilité ou le mail d’une personne à joindre en cas d’urgence. Pour cela, il faut aller dans les paramètres de Gmail et cliquer sur Général. Faites défiler le curseur jusqu’à l’onglet où il est indiqué « activer réponse automatique ».

Mettre une signature au bas de vos mails

Vous avez la possibilité d’apposer une signature en bas de vos mails sortants. Il faut à cet effet cliquer sur l’onglet Général afin d’accéder aux paramètres de Gmail. C’est là que vous pourrez personnaliser en ajoutant une signature de votre choix. Celle-ci sera visible automatiquement en bas de chaque mail envoyé.

Planifier l’envoi automatique d’un mail

Il peut arriver que vous ayez envie de répondre à un mail à une heure indue. Dans ce cas, soyez sans crainte, car la messagerie Gmail permet de planifier l’envoi automatique d’un mail à la date et à l’heure que vous souhaitez. Toutefois, il faut d’abord écrire le mail à envoyer. Ensuite, la seconde étape consiste à cliquer sur le petit bouton qui pointe vers le bas, il est juste à côté du bouton envoi. C’est donc en cliquant sur ce petit bouton que vous pourrez indiquer l’heure à laquelle vous souhaiter que votre mail soit envoyé au destinataire.

Optimiser votre espace de stockage sur gmail

Si vous vous approchez de la limite de 15Go disponible avec la version gratuite de gmail.com, vous devez impérativement faire du ménage. L’astuce pour le faire rapidement est de filtrer vos mails en fonction de leur taille. Supprimer un mail avec une grosse pièce jointe est l’équivalent à plusieurs milliers de simples message texte ! Commencez par supprimer ceux qui font plus 10Mo et descendez progressivement pour prioriser et faire un ménage vraiment efficace.

Comprendre l’intérêt des libellés gmail

Les libellés gmail permettent de gagner un temps considérable dans la gestion, le classement et l’archivage de vos mails. En fonction de leur importance, vous pouvez créer des règles de gestion automatique en vous appuyant sur les libellés. C’est une fonctionnalité importante que chacun peut s’approprier à sa manière. Le mieux est donc de tester ce qui convient le mieux à vos besoin.

Blocage des adresses mails indésirables

Parfois, des mails indésirables arrivent dans votre messagerie, vous les spammez, mais ils continuent d’atterrir dans votre boîte de réception. Dans ce cas précis et pour se mettre à l’abri d’une éventuelle arnaque, vous pouvez bloquer cette adresse mail.

Pour y arriver, vous devez sélectionner un mail envoyé depuis l’adresse indésirable. Ensuite, il faut cliquer sur Menu Plus puis défiler jusqu’à choisir « bloquer le contact ». Il faut l’activer pour mettre un terme à la réception de mail de cette adresse.

Connaître l’identité d’une personne qui utilise votre adresse mail frauduleusement

Il peut arriver qu’une personne utilise clandestinement votre adresse électronique. Si votre compte Gmail est au format standard, c’est-à-dire PrenomNom@gmail.com, alors vous avez de fortes chances de démasquer celui qui se fait passer pour vous. Pour ce faire, vous devez inclure un ou plusieurs points dans l’orthographe de votre adresse Gmail. En effet, ce service de messagerie considère de la même façon tous les mails ayant au moins un point dans leur structure. Ainsi, un message électronique envoyé à Prénom.Nom@gmail.com par exemple atterrira automatiquement dans PrenomNom@gmail.com. Si cette action ne vient pas de vous, alors vous devez procéder à une analyse et à une vérification de la syntaxe de votre adresse Gmail. C’est à la fin de cette étape que vous démasquerez l’usurpateur de votre identité.

L’annulation d’un mail

Quelquefois, vous vous rendez compte que vous avez cliqué sur le bouton envoi d’un mail alors qu’il y a une énorme bourde dans le texte. Ne vous inquiétez pas, il faut juste faire en sorte que le destinataire ne le lise pas dans les premières minutes qui suivent son envoi. Pour ce faire, il faut aller dans Général au niveau des Paramètres. Ici, il vous sera demandé d’indiquer la durée maximale pour l’annulation d’un mail après son envoi. Plus ce temps est long, plus vous avez de chances de rattraper vos mails envoyés par inadvertance ou contenant des fautes.

Un mot de passe pour protéger un mail

Les banques envoient généralement des mails protégés par des mots de passe. Vous aussi vous pouvez faire autant, car Gmail dispose de cette fonction. En plus, vous pouvez programmer un mail d’autodestruction si les informations sont sensibles. Avant, il faut rédiger votre message puis cliquer sur le cadenas qui se trouve dans la barre au bas de votre écran. Ensuite, vous devez entrer dans les paramètres de sécurité. Vous pourrez entrer les paramètres afin que le destinataire de votre mail ne puisse le faire suivre à autrui, le télécharger encore moins faire une copie pour l’imprimer. Vous pouvez aussi exiger un SMS de confirmation avant l’ouverture du mail.

Désabonnement d’une newsletter

Parfois, vous pouvez souscrire à une newsletter pour un but et quand celui-ci est atteint, vous pouvez vous désabonner. Pour le faire rapidement via votre compte Gmail, il suffit d’ouvrir une ancienne newsletter et de cliquer que le bouton « se désabonner ». Il se trouve près de l’adresse mail.

Florent

Florent a obtenu un master en communication à l'université de Marseille. Rédacteur en chef chez Androidetvous, il a d'abord travaillé en tant que responsable catégorie chez Informatruc puis est devenu responsable contenu.

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