Pour une petite entreprise, la facturation peut souvent être un cauchemar. Même après le fastidieux processus d’envoi des factures, il n’y a aucune garantie de paiement dans les délais. C’est un cycle qui prend beaucoup de temps. Cependant, il s’agit d’un élément essentiel de l’entreprise. C’est pourquoi il est important que les petites entreprises disposent d’un système de facturation efficace.
Vous êtes propriétaire d’une entreprise et vous souhaitez être payé à temps ? Vous vous souciez davantage de votre entreprise que des factures ? Voici quelques étapes faciles pour améliorer votre processus de facturation dès maintenant.
1. Fixez vos conditions
Sommaire
Avant de commencer à travailler avec un client, vous devez tous deux convenir d’un ensemble de conditions. C’est la base de bonnes relations avec les clients, cela vous permet d’éviter les surprises et augmente vos chances d’être payé à temps.
Les conditions doivent être clairement énoncées :
si vous facturez à l’heure ou par projet ;
vos honoraires et tous les frais supplémentaires ;
la date à laquelle le projet doit être achevé ;
les types de paiements que vous acceptez ;
un délai dans lequel le client est censé payer la facture ;
les pénalités facturées au client en cas de retard de paiement de la facture.
2. Optimisez vos délais de facturation
Si vous facturez toutes les semaines ou tous les quinze jours, commencez à envoyer vos factures le week-end.
Si vous facturez sur une base mensuelle, commencez à envoyer les factures le 1er du mois.
Vous pouvez améliorer considérablement votre trésorerie, car les factures envoyées le week-end sont généralement payées dans les 29 jours, soit 10 jours plus rapidement que les factures envoyées le mardi, le jeudi et le vendredi. En ce qui concerne la facturation mensuelle, les factures émises le 1er jour du mois sont payées en 30 jours. Les factures émises le 30 ont été payées en 38 jours. En émettant une facture le 1er, vous améliorez votre trésorerie en étant payé une semaine entière plus rapidement !
3. La science derrière le fait d’être payé (à temps)
Il s’avère que le timing est important. Mais ce n’est pas le seul ingrédient pour être payé à temps.
Si vous mettez des conditions sur votre facture, vous avez 1,5 fois plus de chances d’être payé à temps.
Vous avez deux fois moins de chances d’être payé si la facture concerne plus de quatre personnes. Tout le monde ouvre et regarde la facture, mais personne n’en revendique la responsabilité et ne la paie.
Vous avez trois fois plus de chances d’être payé si vous ajoutez un logo d’entreprise à votre facture.
Vous avez 8 fois plus de chances d’être payé à temps si vous indiquez une date d’échéance sur votre facture. Cela peut sembler logique, mais près d’une facture sur quatre est envoyée sans date d’échéance.
Si vous n’avez pas été payé dans les 90 jours, seules 18 % de ces factures sont payées.
4. Minimiser les erreurs
Les erreurs de facturation peuvent entraîner la méfiance et la confusion entre vous et vos clients. Vu l’importance des factures, on pourrait penser que nous avons fait tout notre possible pour ne pas faire d’erreurs. Cependant, les erreurs de facturation sont plus fréquentes que vous ne le pensez.
Conseil ! Un logiciel de facturation efficace compilera automatiquement les coûts et les devis, ou le temps facturable suivi, et générera des factures à partir de ces informations. Cela réduit le nombre de personnes nécessaires pour produire des devis, ce qui réduit le risque d’erreur humaine. Cela permet à votre entreprise d’économiser du temps et, au final, de l’argent.
5. Automatiser, automatiser, automatiser
De simples fonctions d’automatisation peuvent accélérer vos paiements et faire gagner du temps à vos clients et aux vôtres.
L’automatisation de la facturation ne se limite pas à la compilation automatique des devis. Certaines des fonctions d’automatisation les plus percutantes vous le permettent :
établir des calendriers de facturation récurrente pour facturer automatiquement tous les frais récurrents ;
d’automatiser les rappels de factures en retard ;
traiter les factures en ligne afin que votre client puisse vous payer à tout moment en utilisant le mode de paiement qui lui convient le mieux ;
de créer des factures en fonction de vos propositions, du temps facturable suivi ou d’une combinaison de ces éléments ;
émettre des factures de vente, de prépaiement et de crédit.
