C’est bien connu, le temps c’est de l’argent. Les PGI permettent d’automatiser la gestion de la plupart des activités d’une entreprise. Dans la jungle des offres disponibles sur le marché, il convient de se poser un certain nombre de questions.
Comment choisir un PGI ?
Sommaire
En fonction de la taille de l’entreprise, le nombre de données à traiter sera différent. LE PGI doit permettre à chaque utilisateur de disposer des informations nécessaires à la réalisation de son travail et éventuellement d’être évolutif, c’est à dire d’être capable d’intégrer les améliorations techniques au logiciel de base.
Plus l’entreprise est grande, plus les utilisateurs sont nombreux. Le PGI doit donc être personnalisable et intuitif. Son rôle est de centraliser les données nécessaires à une bonne gestion, les collaborateurs doivent donc pouvoir naviguer dessus aisément pour pouvoir être efficaces. De plus, certaines organisations seront plutôt axées sur la partie marketing, d’autres sur la comptabilité. Le PGI doit donc s’adapter aux activités.
Les types de PGI
La première étape pour choisir un PGI pour votre entreprise sera de savoir sur quel support vous souhaitez l’utiliser. Ils existent des PGI mobiles, accessibles via un smartphone. Cette version récente représente-elle un intérêt pour l’entreprise ? Cette question peut se poser si l’activité est également mobile, sans travail dans un lieu fixe. Dans le même esprit, des services de cloud sont possibles, les données de l’organisation seront dès lors accessibles à tout possesseur de codes. Cela n’a peut-être pas d’intérêt pour une entreprise individuelle.
Les critères à prendre en compte
En tout état de cause, le choix d’un PGI naît aussi d’une volonté des dirigeants de décloisonner certaines parties de leurs activités et à uniformiser certains processus. Les collaborateurs ont désormais une visibilité à 360° de leur tâche. Les caractéristiques fondamentales à bien définir seront alors le degré d’intégration du PGI, qui est sa capacité à fournir une vision unique et cohérentes des informations, et son degré de couverture opérationnelle, c’est à dire dans quelle mesure les gestions à effectuées pourront-elles être traitées par le PGI.
Dans le choix du logiciel il convient de prendre en compte le coût de l’outil, il est compris entre 6 000 et 100 000 euros suivant la taille et les besoins de l’entreprise. A ce tarif, l’intérêt doit être démontré par un business plan très bien ficelé pour que l’organisation envisage son achat. En plus du prix du logiciel, il faut aussi installer et mettre en route le PGI. Cela peut aussi vouloir dire, remanier complétement son organisation numérique. La mise en route est toujours difficile, car il faut ajuster les paramètres des ordinateurs et logiciels entre eux pour obtenir les résultats souhaités. Il n’est pas rare de rencontrer un certain nombre de bugs au démarrage.
L’intégration du PGI dans l’entreprise
Quand on choisit d’intégrer un PGI dans son entreprise, il faut aussi prendre en compte la formation des personnels à son utilisation. Si pour de toutes petites structures, les offres sont assez simples et faciles à mettre en place, il va sans dire que plus la taille de l’entreprise augmente moins l’utilisation sera intuitive. Elle requerra donc un coût supplémentaire évalué aussi en temps de formation et donc de moindre productivité.
Le PGI peut aussi parfois laisser une baisse d’efficacité par rapport aux logiciels spécialisés, comme par exemple pour la comptabilité. Quoiqu’il en soit le choix de l’acquisition d’un tel type d’outil doit être motivé par une volonté d’établir une même base de données pour l’ensemble des utilisateurs, quel que soit le service où ils interviennent. Le but est d’améliorer la gestion de chaque processus en accordant aux personnels une vision plus large de leurs fonctions. Le PGI est aussi une façon d’optimiser un travail d’équipe, une meilleure traçabilité des mouvements d’informations mais aussi liés à la gestion des différents secteurs.
