Arrivé à un certain point, et pour diverses raisons, une entreprise en croissance peut se retrouver avec plusieurs signatures mail différentes, et manquer de cohérence graphique. Afin d’homogénéiser les signatures mail d’une entreprise en toute simplicité, il existe ainsi des outils spécialisés permettant de créer et déployer des signatures mail en des temps records. Voici les étapes à suivre pour une harmonisation sans accrocs.
Pourquoi harmoniser les signatures mail de votre entreprise ?
Sommaire
L’harmonisation des signatures mail d’une société est une étape cruciale de son évolution. Elle permet de valoriser votre image de marque avec des signatures mail homogènes, de renforcer la confiance du destinataire envers l’expéditeur de l’email, et peut même être utilisée de façon publicitaire.
La signature, un symbole représentatif de la société
Le premier rôle de la signature est symbolique. Elle permet à vos interlocuteurs de vous identifier rapidement grâce à une image de marque cohérente, et accompagne chacune de vos communications internes ou externes. L’existence de variantes utilisées par certains collaborateurs peut ainsi nuire à l’image de marque de l’entreprise.
L’utilisation de la signature dans un cadre sécuritaire
L’un des principaux objectifs de l’harmonisation est l’amélioration de la sécurité. Avec une seule signature, il est plus facile de tracer les e-mails provenant de l’entreprise, d’en vérifier l’authenticité et de se débarrasser des contrefaçons. À contrario, la multiplicité des signatures mail ne fait que compliquer le processus. Il est donc essentiel de faire appel aux services d’une société de gestion de signatures mail au plus tôt.
L’importance de la signature d’un point de vue marketing
La signature mail peut se révéler très utile dans un cadre publicitaire. Une fois harmonisée, elle devient automatiquement l’un des signes distinctifs de l’entreprise. Cela la rend idéale pour l’insertion de liens ou la mise en place d’un «call to action», via des bannières marketing par exemple. Il est également possible de s’en servir pour mettre en avant l’esthétique de l’entreprise.
Comment créer une signature mail en toute simplicité avec Signitic ?
Signitic est une solution de gestion de signatures mail en ligne. Elle permet de créer une signature personnalisée en 3 étapes. Premièrement, vous sélectionnez un modèle standard. Deuxièmement, vous le rendez unique et troisièmement vous la déployez à vos collaborateurs.
La sélection d’un modèle
Signitic commence par vous proposer une série de modèles de base. Il s’agit de prototypes créés pour mettre en avant différents formats de signature. Le but est de vous exposer à un maximum de signatures mail potentielles jusqu’à la découverte d’un modèle se rapprochant de votre vision. Une fois la sélection effectuée, vous pouvez passer à l’étape suivante.
La personnalisation du prototype
Le modèle de base à beau correspondre à une partie de vos goûts, il reste plutôt standard. C’est pourquoi Signitic vous donne l’occasion de le personnaliser. Vous pouvez travailler chaque détail de la signature jusqu’à obtention d’une version répondant à toutes vos exigences. C’est un processus plutôt satisfaisant, qui prend en plus seulement quelques minutes.
La mise en ligne de la signature
C’est la dernière étape du processus. Elle consiste à déployer votre nouvelle signature mail à vos équipes, qui sera ensuite également utilisable par les futurs employés. Et si un jour vous souhaitez changer de format de signature mail, rien ne vous empêche de recommencer ! Il n’a jamais été aussi facile de créer, personnaliser, et déployer des signatures mail qu’avec un outil comme Signitic.
Quelques conseils pour choisir son prototype de signature mail
Il est parfois difficile de créer une signature mail remplissant pleinement toutes ses fonctions. Voici quelques conseils pour vous faciliter la tâche.
Opter pour un modèle adapté aux mobiles
La majorité des utilisateurs se sert de téléphones pour consulter leurs emails. Mais les entreprises ont tendance à négliger ce fait. Ainsi, la plupart des signatures sont désignées pour être compatibles avec ordinateur. Cela crée des problèmes en termes de format sur mobile. En conclusion, il est indispensable de créer une signature mail adaptable à tous les appareils.
Insérer un « call to action »
Les signatures mail créées à partir de Signitic peuvent être très variées. Elles permettent l’ajout de différentes options telles que le «call to action». Il s’agit d’une phrase formulée de façon à inciter l’utilisateur à prendre une action précise. Considérant l’attention naturellement portée à la signature, c’est clairement une bonne initiative marketing.
