Depuis plusieurs années, la digitalisation est au centre des préoccupations des entreprises. Dématérialiser les documents est ainsi devenu une étape essentielle pour y parvenir. Les avantages de cette démarche sont nombreux. Le gouvernement lui-même incite les entreprises à passer à la dématérialisation de leurs documents. Depuis janvier 2020, il les encourage à mettre en place un système pour pouvoir notamment recevoir les facteurs électroniques des fournisseurs. Ces obligations ou incitations se généralisent de plus en plus.
La dématérialisation des documents d’entreprise, un gain de temps pour les bulletins de paie
Comme nous le savons, le service des ressources humaines doit traiter quotidiennement une quantité colossale de documents. Le plus souvent, les tâches sont récurrentes. C’est le cas notamment des fiches de paie qui doivent être établies chaque mois. Cette opération compte plusieurs étapes. On peut en citer entre autres, l’impression et l’affranchissement qui demandent du temps et qui coûtent également cher. Recourir à la dématérialisation des bulletins de paie est donc une solution idéale.
Le coffre-fort électronique pour conserver les bulletins de paie
Depuis le 12 mai 2009 et la modification de l’article 26 du Code du travail, il est possible d’avoir recours à l’e-bulletin de paie lorsque les salariés donnent leur accord pour recevoir leur bulletin sous format numérique.
Parler d’un coffre fort électronique pour bulletin de paie devient obligatoire dès qu’on évoque la dématérialisation de celui-ci. Généralement, les salariés conservent ce document officiel pour faire valoir leurs droits. Comme la version papier, ces fiches de paie électroniques ont la même valeur d’un point de vue juridique. Un coffre-fort numérique aidera l’entreprise à stocker de manière sécurisée les documents de ses employés. D’ailleurs, elle doit impérativement passer par cette option pour les envoyer. Quant aux salariés, ils y auront accès dès lors qu’ils en auront besoin. Le coffre-fort numérique GED (Gestion Électronique des Documents) s’inscrit donc comme une solution d’archivage et de stockage électronique sécurisée.
Pour les entreprises, il est possible d’envoyer les bulletins de paie des salariés directement sur les coffres-forts employés pour optimiser le processus RH et gagner un temps précieux en réduisant les coûts inhérents aux étapes d’impression, d’affranchissement. Du côté des salariés, disposer de leurs bulletins de paie et autres documents dans leur coffre-fort numérique leur permet de les centraliser et de les gérer de manière optimale, mais aussi de pouvoir communiquer avec d’autres organismes facilement.
Les obligations de l’employeur
Le bulletin de paie dématérialisé entraîne quelques obligations pour l’employeur. Il doit notamment garantir leur disponibilité pour une durée de 50 ans au moins ou jusqu’aux 75 ans de l’employé. Par ailleurs, il doit aussi conserver le double du bulletin de paie durant cinq ans, en format papier ou électronique. Concernant la protection des données, l’employeur est soumis à quelques réglementations RGPD en vigueur. Nous faisons notamment référence à l’ISO 27001, l’ISO 9001 ou encore au décret du 30 mai 2018. En général, c’est le prestataire qui fournit le coffre-fort électronique qui s’assure du respect de ces réglementations. Il faut donc être vigilant sur ce point et ne pas se précipiter vers n’importe quel prestataire.
Dématérialiser pour un traitement rapide et modernisé des documents
Dématérialiser ses documents signifie les numériser. Ceci implique qu’il y aura un travail d’archivage beaucoup plus automatisé. Nous avons certes beaucoup parlé des bulletins de paie, mais les opérations qui transitent au sein d’une entreprise sont innombrables. Factures des fournisseurs, documents des employés, contrats… tout peut se dématérialiser rapidement.
Dématérialiser pour un gain de place et de temps
Pour tout personnel des ressources humaines, la dématérialisation des documents représente un gain de place et de temps considérable. En effet, les documents administratifs s’accumulent avec le temps. Lorsqu’il faut rechercher l’un d’entre eux, il est souvent nécessaire de faire le tri parmi des dizaines de boîtes. Un souci qui n’a pas lieu d’être une fois le cap de la dématérialisation franchie. Il suffira ainsi de faire les recherches sur l’ordinateur et le tour est joué. Fini les tiroirs d’archives ou les porte-documents qui s’empilent sur le bureau. En quelques clics, retrouvez tous vos documents.
Dématérialiser pour plus de praticité
Le travail à distance ne cesse de prendre de l’ampleur. Avec le contexte actuel, il est d’autant plus sollicité. Plus que jamais, la numérisation des documents d’entreprise est indispensable. En effet, quoi de mieux que d’avoir des documents en ligne et accessibles par chaque collaborateur ? Les salariés pourront ainsi consulter à tout moment les dossiers et documents dont ils auront besoin pour leur mission. La dématérialisation permet également de faciliter les transferts de documents avec les clients et les fournisseurs.
Dématérialiser les documents d’entreprise : des avantages écologiques considérables
Aujourd’hui, les questions écologiques se trouvent au centre des préoccupations, notamment celles des entreprises. Faire le choix de ne plus ou de n’imprimer que rarement les documents d’entreprise peut faire la différence. Saviez-vous que pour produire une seule feuille de papier, il faut consommer plus de 5 litres d’eau ? Que la produire demande plus d’énergie que les sacs en plastique ? Et que 14% de la récolte mondiale de bois sont consacrés au papier ? Pourtant, 50% des déchets d’entreprises sont des papiers. Autant dire que le gaspillage est énorme et doit être réduit grâce à ce type de solution responsable.
Autant que faire se peut, mieux vaut donc opter pour les documents numériques. Dématérialiser ses documents permet donc d’apporter votre pierre à l’édifice dans cette lutte pour la préservation de l’environnement. S’il est impossible de passer au 100% dématérialisé, choisissez les documents à imprimer.
Que dit la loi sur la dématérialisation des documents d’entreprise ?
Pour l’heure, l’obligation de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise n’est pas encore en vigueur. Toutefois, elle l’est au sujet de la facturation, et ce, depuis le 1er janvier 2017. Désormais, les PME et les TPE en sont concernées, en plus des grandes entreprises de plus de 5 000 salariés. Dans ce cadre, l’entreprise doit garantir l’authenticité du contenu de la facture. Ceci via une signature électronique, en établissant une piste d’audit ou en la traitant avec un logiciel comme un ERP. Par ailleurs, les mentions obligatoires doivent toujours figurer sur la facture, même électronique. Numéro de facture, désignation de la société et de son destinataire, numéro d’identification de TVA… doivent être présents.
Quels sont les enjeux derrière cette dématérialisation des documents ?
Au-delà de l’aspect pratique, la dématérialisation présente d’énormes enjeux pour la productivité de l’entreprise. En moyenne, les factures des fournisseurs prennent presque 14 jours avant que leur traitement ne soit finalisé. Pourtant, cela engendre un coût moyen conséquent. Sur ce point, la dématérialisation arrive à réduire de cinq fois les délais pour un coût 60% moins cher. Le retour sur investissement est donc plus rapide. Par ailleurs, grâce à la dématérialisation, le risque d’erreur et la perte de documents sont amoindris. Il sera donc possible de suivre un document en temps réel et d’en restreindre la consultation. Enfin, numériser ses documents permet à une entreprise d’améliorer son image. Elle sera en effet vue comme plus moderne et plus sécurisée.
