Google Suite ou Office 365 : quelle est la meilleure option pour votre SI ? Vous avez l’intention de passer au cloud computing pour offrir à vos collaborateurs un environnement de travail plus performant et flexible ? À l’heure de la transformation digitale, vous hésitez entre les deux acteurs qui dominent le marché : Office 365 ou GSuite. Comme vous allez le découvrir dans cet article, chaque solution possède ses avantages. Mais quel que soit votre choix, la migration de votre SI nécessite de s’appuyer sur une réelle expertise.
Définir sa stratégie et ses besoins en amont
Sommaire
Avant de jeter votre dévolu sur Google Suite ou Office 365, vous devez prendre le temps de lister et d’analyser vos besoins. Interrogez-vous sur votre environnement de travail actuel et en devenir. Vos collaborateurs sont ou seront-ils amenés à être plus souvent en déplacement ? Le travail en équipe est-il au cœur de votre activité ? Vos salariés doivent-ils se servir d’outils bureautiques ? Si oui, quelles sont les fonctionnalités dont ils ont impérativement besoin ? Ces questions essentielles peuvent vous aider à élaborer un cahier des charges précis, qui conditionnera le succès de votre migration Office 365 ou de votre migration Google Suite. Faire appel à un prestataire informatique spécialisé dans le cloud computing peut également vous aider à y voir plus clair. Celui-ci vous accompagnera à chaque étape de votre projet.
Quelques clés pour faire le bon choix
C’est en 2006 que les premiers outils collaboratifs accessibles en ligne ont été lancés par Google. Les « Google Apps », d’abord disponibles en Open Source, ont été progressivement intégrés dans une suite plus complète baptisée GSuite. En 2012, Microsoft lance Office 365 pour proposer aux professionnels d’utiliser ses logiciels en mode cloud. Voici différents critères qui peuvent vous aider à choisir entre l’une ou l’autre de ces solutions.
Les fonctionnalités collaboratives
Les outils collaboratifs sont la clé de voûte de toute transformation digitale. Ils permettent à vos salariés de mettre à jour en temps réel, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, l’ensemble des documents et supports de travail indispensables à votre entreprise. Ils facilitent l’échange et la transmission de données. Par exemple, un commercial présent sur le terrain peut envoyer plus facilement des renseignements utiles aux équipes marketing. Ces outils permettent également de s’affranchir des contraintes liées à la gestion de différentes versions de documents puisque plusieurs utilisateurs peuvent se connecter et effectuer des modifications simultanément. En termes de rapidité et de fluidité, le logiciel Gsuite s’avère supérieur à Office 365. Grâce à la puissance des serveurs de Google (Google Drive), il est accessible partout sans aucune limitation fonctionnelle. Il offre donc un environnement de travail nomade plus agile et performant et limite les ralentissements, même en cas d’échange et de partage de fichiers lourds.
Les fonctionnalités bureautiques
Si vos salariés ont l’habitude d’exécuter des opérations complexes dans le cadre de leurs tâches bureautiques, Office 365 est certainement l’option la plus adaptée. Fort de son expertise, Microsoft permet à ses utilisateurs de profiter en ligne des fonctionnalités avancées de sa suite bureautique. Jongler entre plusieurs tableaux dynamiques ou exécuter des calculs complexes sur Excel, réaliser des présentations professionnelles avec PowerPoint ou mettre en forme des documents avec Word ne présente aucune difficulté. GSuite propose également une suite logicielle complète (Sheets, Slides, Forms et Docs) dont les fonctionnalités sont plus restreintes. Elle s’avère en revanche suffisante en cas d’utilisation basique.
Les aspects techniques
GSuite se démarque par une interface prête à l’emploi et une configuration réalisée entièrement en ligne. Le réglage, le paramétrage et l’installation sont plus complexes à mettre en œuvre avec Office 365. Microsoft Office doit impérativement être installé au niveau local sur les postes de travail des utilisateurs. Les entreprises qui ne possèdent pas de compétences en interne peuvent recourir à un DSI à temps partagé pour réussir leur migration.
La capacité de stockage en ligne
Si votre principale préoccupation est de disposer d’un important espace de stockage en ligne, vous apprécierez les formules d’Office 365. Quel que soit le forfait choisi, vous disposerez d’un stockage supérieur à 1 To. Si vous optez pour Google Suite, le forfait Business vous permettra de profiter d’une capacité de stockage illimitée.
La performance des messageries
Les utilisateurs de Microsoft pourront utiliser Outlook en ligne, tandis que ceux qui ont opté pour GSuite auront accès à Gmail. Ces deux logiciels de messagerie offrent des performances similaires en matière de stockage et de sécurité. En revanche, Gmail s’affirme, pour la plupart des utilisateurs, comme plus intuitif et rapide. Les recherches effectuées par mots-clés permettent de retrouver très facilement des messages anciens ou archivés.
Le prix
Même si le prix ne devrait pas être votre critère de choix principal, il peut tout de même vous aider à trancher en cas d’hésitation.
Google propose 3 plans de tarification corrélés à la taille de votre organisation et à vos besoins :
– Forfait de base : 5,20 € par utilisateur/mois
– GSuite Business : 10,40 € par utilisateur/mois
– GSuite Entreprise : 23 € par utilisateur/mois
Microsoft propose une grille tarifaire plus complexe en fonction de la taille des entreprises :
Pour les PME :
– Office 365 Business Essentials : 4,20 € HT par utilisateur/mois (cette version n’inclut pas les logiciels bureautiques Office)
– Office 365 Business : 8,80 € HT par utilisateur/mois
– Office 365 Business Premium : 10,50 € HT par utilisateur/mois
Pour les grandes entreprises, il existe trois forfaits : O365 Entreprise E1, O365 Enterprise E3 et Office 365 Entreprise E5.
Les clés pour une migration réussie
Les entreprises qui décident de passer au cloud permettent à leurs salariés de profiter d’un environnement de travail plus convivial et d’accroître leurs performances grâce au travail collaboratif et à distance. Toutefois, la refonte du SI nécessite de prendre en compte les besoins et les problématiques de chaque usager. Par exemple, les employés qui sont habitués à manier les outils Office seront peut-être déroutés par la migration GSuite, qui s’apparente à une « rupture » technologique. Dans ce cas précis, il est essentiel de mettre en place des formations adaptées et un support aux utilisateurs.
En résumé
Choisissez GSuite si :
– la collaboration est essentielle et la réactivité fait partie de vos enjeux métiers,
– vous avez besoin d’une capacité de stockage illimitée,
– vous souhaitez une installation et une configuration rapides de votre nouveau système.
Choisissez plutôt Office 365 si :
– vos collaborateurs utilisent les outils Office depuis longtemps et ne souhaitent pas changer leurs habitudes,
– vos salariés réalisent des opérations bureautiques complexes,
– vous avez des besoins accrus en termes de protection des données et de gestion des droits.
