Quelle solution logicielle utiliser pour la gestion des congés ?

(Last Updated On: 21 septembre 2020)

Les tâches relatives à la gestion des Ressources humaines sont fastidieuses et complexes. Même avec quelques employés dans une PME, rien que la gestion des congés peut devenir un véritable casse-tête. L’usage d’un logiciel est de mise. Un outil informatique est idéal pour alléger les tâches liées aux congés, payés ou non, de chaque salarié de tous les niveaux hiérarchiques d’une entreprise. Quelle est la meilleure solution logicielle ? Comment trouver le meilleur outil pour gérer les congés facilement, mais efficacement ? Trouvez les pistes de réponses concrètes à travers cet article.

Identifiez les besoins de votre entreprise

Avant de choisir un logiciel dédié à la gestion des congés, il faut avant tout connaître les besoins de l’entreprise qui va l’utiliser, mais aussi les contraintes de son usage. En effet, certains logiciels répondent mieux aux besoins de PME alors que d’autres sont capables de gérer les congés de milliers de salariés sur une même plate-forme. Il est donc judicieux de poser les questions suivantes avant de choisir un logiciel pour les RH :

  • Quelle est la taille de votre entreprise ?
  • Recherchez-vous un logiciel adapté à la taille de votre entreprise ?
  • Combien de personnes auront accès au logiciel ?
  • La consultation du planning de congé en temps réel est-elle requise ?
  • Le logiciel sera-t-il connecté à d’autres outils informatiques dédiés aux RH ?
  • Quelles sont les fonctionnalités utiles ?
  • Quelles sont les tâches à réaliser quotidiennement ?
  • Quel est votre budget ?

Les réponses à ces questions seront indispensables. En effet, elles orienteront le choix du logiciel qui répondra au mieux à vos besoins et à vos attentes.

Un logiciel gratuit : un très faible coût, des fonctionnalités limitées

Plusieurs logiciels de gestion de congés sont proposés en open source. Ils sont téléchargeables gratuitement. L’usage de ces logiciels ne demande pas de licence particulière et vous aurez un accès illimité à toutes ses fonctionnalités. Cette option vous conviendra parfaitement si vous n’avez pas préparé un budget dédié à la dotation d’un logiciel pour la gestion des ressources humaines. D’ailleurs, ces applications en open source s’adressent généralement au TPE et aux PME.

Avec un logiciel gratuit, vous pouvez traiter plusieurs tâches comme :

  • Le calendrier des déplacements
  • Les plannings des congés
  • Les congés annuels
  • La gestion de temps
  • La gestion de notes de frais

Globalement, il peut donc répondre aux besoins d’une petite entreprise qui compte un nombre limité de salariés. Le logiciel peut être livré avec des tutoriels afin de vous aider à appréhender son utilisation assez facilement.

Par contre, les logiciels gratuits présentent des limites. Ces limites peuvent concerner les connexions avec d’autres logiciels, le nombre d’accès autorisés et les fonctionnalités. Pour accéder à certains modules et fonctionnalités, il faudra payer un abonnement. Une attention particulière doit aussi être accordée au niveau de sécurité des données stockées et traitées sur logiciel. Les serveurs ne sont pas clairement identifiés pour certains logiciels. Les risques de diffusion des données et d’accès illicites ne sont donc pas à exclure.

Un logiciel payant : de meilleures performances

Si vous souhaitez vous équiper d’un outil efficace, facile à utiliser et sécurisé pour gérer les congés, il est préférable d’opter pour un logiciel payant. De nombreux développeurs proposent des logiciels spécialement dédiés au traitement des différentes tâches liées à la gestion des congés. Ils sont particulièrement efficaces et proposent des fonctionnalités élargies et taillées selon les besoins et la taille des entreprises cibles.

Vous pouvez acheter la licence d’exploitation du logiciel ou souscrire un abonnement pour utiliser un logiciel payant de gestion des congés. Dans les deux cas, les coûts constitueront un investissement à rentabiliser à travers le gain de temps et l’allègement des tâches de vos équipes RH. Vous profiterez aussi d’un niveau de sécurité plus élevé. En effet, les développeurs sont tenus de garantir la sécurité et la confidentialité de toutes les données stockées et traitées sur leurs logiciels.

Le coût sera un critère important à étudier lors du choix d’un logiciel payant. Ainsi, prenez en compte la taille de votre entreprise pour choisir le type de logiciel. Il serait superflu d’acheter un logiciel cher dédié aux grandes entreprises comptant des milliers d’employés alors que vous dirigez une TPE ou une PME.

Florent

Florent a obtenu un master en communication à l'université de Marseille. Rédacteur en chef chez Androidetvous, il a d'abord travaillé en tant que responsable catégorie chez Informatruc puis est devenu responsable contenu.

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